قائمة التحقق الكاملة لتهيئة HubSpot، بالترتيب الذي يجب أن تُنفَّذ به

تهيئة HubSpot هي عملية ضبط الحساب ليطابق الطريقة التي يعمل بها نشاطك فعلاً، والترتيب الذي تُنفَّذ به هو ما يحدد العائد. فبعض البنود أدناه تُكتب في السجلات والرسائل والتقارير بطريقة لا يمكن إعادة كتابتها لاحقاً، ولذلك تأتي أولاً ويليها كل ما عداها.

الاستفادة الكاملة من HubSpot تتطلب عملية تهيئة HubSpot مدروسة، مصمَّمة على مقاس الـ Hubs التي تستخدمها فعلاً والبيانات التي يجب نقلها إليها. وللتعرّف على HubSpot نفسها، اطّلع على دليلنا ما هي HubSpot؟ الدليل الشامل.

ما هي تهيئة HubSpot؟

تهيئة HubSpot هي عملية إعداد حساب HubSpot الخاص بك ليلبّي احتياجات نشاطك تحديداً. وهي تضع الأساس لتسويق داخلي ناجح بين الشركات، وللمبيعات والخدمة ضمن منظومة HubSpot.

ومع أن التهيئة ينبغي أن تتم في بداية استثمارك في HubSpot، فيمكن تنفيذها أيضاً في وقت لاحق إذا رأيت أن مؤسستك لا تستفيد من المنصة بكامل إمكاناتها.

وبحسب الـ Hubs التي اشتريتها، قد تمر بك تهيئة HubSpot عبر أيٍّ مما يلي:

Hub	ما تضبطه التهيئة
Marketing Hub	أتمتة تسويقية تساعد مؤسستك على توليد العملاء المحتملين عبر جذب الانتباه إليها
Sales Hub	برنامج المبيعات الذي يساعدك على بناء خط الفرص وإغلاق المزيد من الصفقات
Service Hub	المنصة متعددة القنوات التي توسّع عليها مؤسستك دعم العملاء والاحتفاظ بهم
Content Hub	إنشاء المحتوى وإدارته بما يجلب زيارات عضوية ويرفع معدلات التحويل
Data Hub	ربط التطبيقات، وتنظيف بيانات العملاء وتنقيحها، وأتمتة العمليات

وتقوم الخمسة جميعها على Smart CRM، حيث تُخزَّن فعلياً السجلات والخصائص والارتباطات التي يقرأ منها كل ما عداها.

لماذا يهم الترتيب أكثر من القائمة نفسها

لأن عدداً من هذه الإعدادات يُحسم مرة واحدة، لحظة استخدامه، ولا يمكن تطبيقه بأثر رجعي.

وهناك سبب ثانٍ يجعل التسلسل هو ما يحدد النتيجة. فالجهة التي توافق على هذه المنصة تضم من خمسة إلى اثني عشر صاحب مصلحة موزعين على ستة أدوار، من المشتري الاقتصادي إلى المؤثر المختص بالامتثال والمعترض، والطريق إلى العقد يمر بمراجعة للمشتريات والامتثال تقرأ الإعدادات نفسها بدلاً من مشاهدة عرض توضيحي لها. وقد وجد استطلاع Gartner لمشتري B2B لعام 2025 أن مجموعات شراء التقنية باتت تتراوح بين 5 و16 شخصاً من نحو أربع إدارات، فحجم الغرفة ليس سمة إقليمية. وما يترتب على ذلك بالنسبة لقائمة التحقق محدد: الإعدادات التي ستفتحها هذه المراجعة يجب أن تكون صحيحة من المرة الأولى، لأن معظمها لا يمكن إعادة ضبطه بعد أن تُكتب السجلات على أساسه.

ومرحلة المراجعة هذه تحتاج إلى مكان في الحساب منذ اليوم الأول، وحالة العميل المحتمل (Lead Status) موطن أكثر أماناً لها من مرحلة دورة الحياة (Lifecycle Stage). فـ HubSpot تتعامل مع حالة العميل المحتمل بوصفها مرحلة فرعية داخل مرحلة Sales Qualified Lead، فتبقى مراجعة المشتريات والامتثال المتتبَّعة هناك محصورة داخل SQL بدل أن تقف إلى جانب مسار التحويل، ولا يوجد ما هو موثق يعيد ضبطها حين تتغير مرحلة دورة الحياة. وسبب أهمية ذلك هو ما لا تفعله مرحلة دورة الحياة: فهي تتقدم إلى الأمام فقط. لا تستطيع أدوات HubSpot نفسها تعيين قيمة أسبق لها إطلاقاً، ويجب مسح الخاصية يدوياً أو عبر سير عمل قبل تعيين مرحلة أسبق. فالصفقة التي تخفق في مراجعة الامتثال لا يمكن إعادتها ببساطة إلى الخلف في المسار، كما أن تحديثات مرحلة دورة الحياة للشركة تنتقل إلى جهات الاتصال المرتبطة بها، بينما لا يحدث العكس.

قائمة التحقق لتهيئة HubSpot

القرارات التي لا رجعة فيها

أنجز هذه البنود قبل الإعداد المعتاد أدناه. فكل منها إما لا يمكن التراجع عنه، أو يتطلب التراجع عنه إعادة بناء.

• أنشئ خاصية اللغة المفضلة قبل أول قائمة تعتمد عليها. لا يمكن لقائمة أن تُصفّي على خاصية غير موجودة بعد، وهذا يضع هذا البند قبل كل ما في الإعداد المعتاد أدناه. وهناك حقيقتان تتعلقان بالتوقيت تحددان مقدار المرونة المتبقية لك بعد ذلك، ولا تترك أي منهما الكثير: القائمة الثابتة (Static List) لقطة لمن استوفى الشروط لحظة حفظها، والقائمة النشطة (Active List) قد تحتاج إلى ساعة كاملة لتتحدّث بعد تحديث جماعي للخصائص، فالشريحة التي تُملأ بأثر رجعي ثم يُرسل إليها فوراً قد تخرج ناقصة دون أي رسالة خطأ. وفي البريد المجدول حسب المنطقة الزمنية للمستلم، والذي يتطلب Marketing Hub بمستوى Professional أو Enterprise، يُثبَّت المستلمون لحظة الجدولة، ولا تصل الرسالة إطلاقاً إلى جهات الاتصال المضافة بعدها.
• تحقق من مفاتيح المطابقة قبل أول عملية استيراد. يزيل استيراد جهات الاتصال الازدواجية على أساس Record ID ثم عنوان البريد الإلكتروني، ويزيلها استيراد الشركات على أساس Record ID ثم اسم النطاق. ولا تندمج النطاقات الفرعية، فالشركات التابعة لمجموعة خليجية على ‎@example.com و‎@info.example.com تُسجَّل شركات منفصلة. أما ما يختل فعلاً فهو الارتباط: حين تحمل عدة شركات قيمة النطاق نفسها، ترتبط جهات الاتصال التي تحمل بريداً على هذا النطاق تلقائياً بواحدة منها فقط، وتصرّح HubSpot بأنه لا يمكن اختيار أيّها. وإصلاح ذلك عبر الدمج هو الخطوة الوحيدة التي لا طريق للعودة منها، لأن HubSpot لا تفكّ دمج السجلات إطلاقاً.
• احسم حالة جهة الاتصال التسويقية عند كل مصدر ينشئ جهات اتصال. جهات الاتصال التسويقية متاحة على Marketing Hub بمستوى Starter فما فوق، فهذا قرار حيّ على هذه الحسابات. فالاستيراد متعدد الكائنات أو متعدد الملفات ينشئ جهات الاتصال دائماً بوصفها غير تسويقية دون إمكانية التجاوز، بينما يحمل استيراد جهات الاتصال أحادي الكائن مربع اختيار "Set these contacts as marketing contacts" يُحسم من جديد في خطوة Details لكل عملية استيراد. ضع علامة عليه لملف نشرة عربية لمرة واحدة فيتحول الملف كله دفعة واحدة، والتراجع عن ذلك أبطأ من فعله: جهة الاتصال التي أصبحت تسويقية في شهر ما لا تعود غير تسويقية إلا في تاريخ التحديث التالي للحساب، وتبقى خاصية Marketing contact until next update على Yes في الأثناء. فالقائمة الموروثة التي وُسمت أثناء الترحيل لا يمكن إزالة وسمها في الدورة التي تكتشف فيها ذلك، والفئة المحاسبية تتأخر أكثر من ذلك، إذ لا تؤدي إزالة جهات الاتصال التسويقية إلى خفض الفئة تلقائياً قبل التجديد. والاستيراد مصدر تختار فيه في كل مرة؛ أما المصدر الذي يقرر من تلقاء نفسه فهو مفتاح النماذج غير التابعة لـ HubSpot في قسم النماذج أدناه، والذي يأتي مفعّلاً.
• افصل أنواع الاشتراك حسب اللغة قبل أن يتكوّن الجمهور. حين تتشارك الرسائل العربية والإنجليزية نوع اشتراك واحداً، فإن إلغاء الاشتراك من أي منهما يوقف الاثنتين. والفصل مدعوم مباشرة، إذ يحمل كل نوع اشتراك حقل Language خاصاً به، وتتطلب الأنواع المخصصة Marketing Hub بمستوى Starter فما فوق، فلا يستطيع حساب على الأدوات المجانية إنشاءها. وسبب إدراج هذا البند ضمن ما لا رجعة فيه هو ما يفعله النوع الجديد بجهات الاتصال التي لديك بالفعل: على حساب مستضاف في الاتحاد الأوروبي، وهكذا تُجهَّز حسابات هذه المنطقة، يبدأ النوع الجديد بوضع كل جهات الاتصال الحالية على Not specified، ولا يمكن مراسلة جهة اتصال في هذه الحالة دون موافقة صريحة أولاً. افصل متأخراً فلن تقسم جمهوراً، بل ستنشئ جمهوراً ثانياً لا يجوز مراسلة أحد فيه حتى تُجمع الموافقة من جديد. ويمكن أرشفة الأنواع، لكن لا يمكن دمجها أو حذفها.
• أجب عن سؤال إقامة البيانات قبل أن تطرحه كراسة الشروط (RFP). تُحدَّد منطقة الاستضافة عبر الموقع الجغرافي لعنوان IP عند التسجيل، والتسجيلات من الشرق الأوسط وأفريقيا تُستضاف افتراضياً في منطقة الاتحاد الأوروبي منذ 19 يوليو 2021. خطّط على أساس أن ذلك نهائي لا شيء يُعاد النظر فيه: فـ HubSpot لا تتيح الانتقال إلى مركز بيانات إقليمي آخر إلا من مركز US East، وفقط حين تكون البيانات مستضافة أصلاً في الولايات المتحدة، فالحساب الذي اشتُري هنا لا يمكن نقله لاحقاً، ويجب التعامل مع الإجابة في نقاش الامتثال بدلاً من ذلك. ولا توجد حتى الآن استضافة داخل الإمارات أو السعودية. والإجابة الصحيحة تتوقف على مكان تسجيل الكيان، وهو ما تحدده الرخصة التجارية: فالشركة في دبي داخل DIFC تخضع لقانون DIFC لحماية البيانات رقم 5 لسنة 2020، والشركة في أبوظبي داخل ADGM تخضع للوائح ADGM لحماية البيانات لعام 2021، وكلاهما إطار مستقل عن القانون الاتحادي الإماراتي لحماية البيانات الشخصية.

الإعداد المعتاد لكل HubSpot Hubs

• صلاحيات المستخدمين والفرق: حدّد أدوار المستخدمين ومستويات الوصول لحماية البيانات وانسيابية العمل.
• إعدادات الحساب: حدّث بيانات الحساب، والمنطقة الزمنية للحساب، وتفضيلات الإشعارات.
• كود التتبع: ثبّت كود تتبع HubSpot على المواقع غير المستضافة في HubSpot لرصد الزيارات وسلوك المستخدمين.
• الهوية البصرية: خصّص حسابك بشعار علامتك التجارية وألوانها وخطوطها لتجربة متسقة.
• الخصوصية والموافقة: إعدادات خصوصية البيانات مفتاح على مستوى الحساب لا خيار على مستوى النموذج، وهي متاحة في كل المنتجات والخطط، وتغييرها يتطلب Super Admin أو صلاحية Edit account defaults. ابدأ بالتحقق من حالة المفتاح بدل التخطيط لتشغيله: تفعّل HubSpot إعدادات خصوصية البيانات افتراضياً لحسابات الاتحاد الأوروبي، أي الحسابات التي تُخزَّن بياناتها في الاتحاد الأوروبي، وهكذا تُجهَّز الحسابات المشتراة من هذه المنطقة. ومفعّلاً كان الإعداد أو معطلاً، فهو لا يسري بأثر رجعي. فالنماذج المنشأة حديثاً وحدها تحصل على قسم خصوصية البيانات في تذييلها، أما النماذج الموجودة فيجب إضافة معلومات الإشعار والموافقة إلى كل منها يدوياً، وعلى حساب وصل والإعداد مفعّل، تكون هذه المراجعة اليدوية مستحقة منذ يوم إنشاء الحساب. رتّبها وفق مخزون النماذج كله، لا وفق النموذج الذي أمامك. كما أن الإعداد لا يملأ الأساس القانوني نيابة عنك: تصل الموافقة والأساس القانوني إلى سجلات جهات الاتصال عبر استيراد قائمة، أو تعديل جماعي، أو إنشاء جهة الاتصال يدوياً.
• تكامل التطبيقات: اربط التطبيقات المعنية مثل Slack أو Stripe أو Microsoft Teams لتبسيط التواصل والعمليات. وحين يصدر الكيان فواتيره في السعودية، لا يكون تكامل الأنظمة المالية بنداً للمرحلة الثانية: إذ تطبّق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك إلزاماً بالفوترة الإلكترونية على مرحلتين، مرحلة الإصدار واجبة التطبيق منذ 4 ديسمبر 2021، ومرحلة الربط والتكامل واجبة التطبيق منذ 1 يناير 2023، وتُطبَّق على موجات بحسب مجموعات المكلفين.
• نطاق إرسال البريد: اضبط نطاق الإرسال ووثّقه لتحسين وصول الرسائل وتعزيز التعرف على العلامة.
• إعداد التقارير: ابنِ تقارير مخصصة لتتبع المؤشرات الرئيسية وقياس أداء الحملات، بدءاً من مؤشرات أداء تسويق B2B الجديرة بالتتبع.

إعداد خاص بـ Smart CRM

• استيراد جهات الاتصال: استورد بيانات العملاء والعملاء المحتملين الحالية إلى CRM، بعد حسم مفاتيح المطابقة المذكورة أعلاه.
• الخصائص المخصصة: أنشئ حقولاً مخصصة لالتقاط البيانات الخاصة باحتياجات مؤسستك.
• تكامل تتبع البريد: اربط HubSpot بمزوّد بريدك الإلكتروني (Gmail أو Outlook) لتتبع الفتح والنقرات والردود.

إعداد خاص بـ HubSpot Marketing Hub

• النماذج: صمّم النماذج وخصّصها لالتقاط العملاء المحتملين على موقعك أو صفحات الهبوط. لا يوجد رمز بريدي مستخدم على نطاق عام في عناوين الشوارع في الإمارات، حيث يؤدي صندوق البريد هذا الدور، فحقل الرمز البريدي الإلزامي في نموذج إقليمي ضريبة على التحويل لا تعود ببيانات قابلة للاستخدام. وإمكانية أن يختلف ذلك في النموذج نفسه بحسب السوق مسألة اشتراك لا حدود منصة. فعلامة "required" تُضبط على الحقل ولا يمكن الالتفاف عليها بإخفائه، لذا يجب أن يكون الحقل اختيارياً للجميع على حساب Starter أو الحساب المجاني؛ أما على Marketing Hub أو Content Hub بمستوى Professional أو Enterprise فيمكن للمنطق الشرطي إظهاره أو إخفاؤه بحسب الإجابة في حقل Country، فيطلبه النموذج نفسه في القاهرة ويتجاوزه في دبي. وهناك فخ إقليمي على الشاشة نفسها لا يرتبط بأي فئة اشتراك: يأخذ حقل رقم الهاتف رمز الدولة من عنوان IP لجهاز الزائر، ولا يمكن إخفاؤه أو ضبطه يدوياً، فالزائر المصري لحملة إماراتية يجد الحقل مملوءاً مسبقاً بـ ‎+20. وتحقق في المرور نفسه من إعداد واحد: في Settings > Marketing > Forms > Non-HubSpot Forms، يأتي المفتاح الذي يجعل جهات الاتصال المنشأة عبر نماذج غير تابعة لـ HubSpot جهات اتصال تسويقية مفعّلاً افتراضياً، فأي نموذج قديم أو مستضاف على WordPress لا يزال مضمّناً في أي مكان من الموقع ينشئ بصمت جهات اتصال تسويقية تُحتسب على فئتك دون أن يختار أحد ذلك.
• تكامل وسائل التواصل الاجتماعي: اربط حساباتك الاجتماعية بـ HubSpot لإدارتها مركزياً.
• تقسيم جهات الاتصال: حدّد معايير تصنيف جهات الاتصال إلى تسويقية وغير تسويقية لحملات موجّهة.
• إعداد سير العمل: أعدّ حملات بريد مؤتمتة تستهدف الأفراد بناءً على إجراءات محددة يتخذونها، لتساعدهم على التقدم في رحلة المشتري. والأداة نفسها تتطلب Professional أو Enterprise، فلا توجد على حساب Starter نافذة تنفيذ لضبطها. وحيث تتوفر، تُضبط النافذة لكل سير عمل على حدة، بيوم الأسبوع والساعة، وفق المنطقة الزمنية للحساب نفسه، فلا يمكن لحساب واحد أن يحتوي في آن واحد أسبوعاً من الأحد إلى الخميس لفريق في الرياض وأسبوعاً من الاثنين إلى الجمعة لحساب في القطاع الحكومي الإماراتي. يعيش هذا الفصل في مسارات عمل منفصلة أو في منطق تفرّع، وبناؤه من البداية أسهل من إضافته لاحقاً. وهناك حدّان يستحقان المعرفة قبل الاعتماد عليها: تحكم النافذة الإجراءات بعد التسجيل لا التسجيل نفسه، فتظل السجلات تُسجَّل يوم الجمعة وتنتظر في الطابور، والحساب الذي لم تُضبط له منطقة زمنية يعود إلى EST، فتخرج كل رسائل الخليج متأخرة ساعات دون أن يُنبّه أي شيء إلى خطأ. اضبط المنطقة الزمنية للحساب في إعدادات الحساب أعلاه، فتعني النافذة ما تظن أنها تعنيه.

إعداد خاص بـ HubSpot Content Hub

• إعدادات الموقع: اضبط صفحات موقعك وصفحات الهبوط والمدونة في Content Hub، أو اربط نطاقك الحالي.
• سمة الموقع: اختر سمة (Theme) تنسجم مع علامتك التجارية وتفضيلات تجربة المستخدم. وإذا كان الموقع يخدم العربية، فاقرأ القالب الأساسي للسمة أولاً: التخطيط من اليمين إلى اليسار يأتي من السمة dir هناك، لا من إعداد لغة الصفحة، فاختيار العربية في مجموعة صفحات متعددة اللغات يغيّر وسم اللغة ومبدّل اللغات ويترك التخطيط يسير من اليسار إلى اليمين. وتصحيح ذلك لاحقاً يعني تعديل القالب الأساسي لسمة بنيت عليها صفحاتك بالفعل، فهذا قرار يُتخذ عند اختيار السمة، لا تعديل شكلي في مرحلة لاحقة.
• ترحيل موقعك: إذا كان لديك موقع بالفعل، يمكنك ترحيله إلى HubSpot. اطّلع على مقالنا حول ترحيل موقع WordPress إلى HubSpot، دليل خطوة بخطوة لترحيل المواقع إلى HubSpot.
• إعداد المدونة: المدونة عنصر أساسي في استراتيجية محتوى التسويق الداخلي الفعّالة، ويسهل إعدادها في HubSpot. وإذا كانت لديك مدونة قائمة، يمكن ترحيلها هي الأخرى إلى المنصة.

إعداد خاص بـ HubSpot Sales Hub

• أداة الاجتماعات: اضبط أداة الاجتماعات ليتمكن المستخدمون من جدولة الاجتماعات وإدارتها.
• خط الصفقات: ابنِ خط صفقات (Deals Pipeline) مخصصاً يعرض مراحل الصفقة ويتتبع تقدّم المبيعات، مع تمثيل مراجعة المشتريات والامتثال مرحلة مستقلة بدل دمجها في مرحلة تفاوض عامة.
• ربط التقويم: اربط تقويم Google أو Outlook لتتبع الاجتماعات وإنشاء المواعيد وإرسال الدعوات.

إعداد خاص بـ HubSpot Service Hub

• خط الخدمة: طوّر خطاً يعرض عملية تقديم الخدمة ويديرها.
• إعداد قاعدة المعرفة: تتيح لزوار الموقع التعرف على مؤسستك عبر الأسئلة الشائعة ومواد الدعم الإضافية.
• الدردشة المباشرة وروبوت المحادثة: تصل الدردشة المباشرة الزوار بفريقك خلال ساعات العمل، أو بردّ مؤتمت خارجها.
• قوالب WhatsApp: إذا كانت WhatsApp ضمن قائمة القنوات، فمكتبة القوالب شرط للإطلاق لا بند للمرحلة الثانية. تتطلب القناة Marketing Hub أو Service Hub بمستوى Professional أو Enterprise وحساب WhatsApp Business متصلاً بوصفه قناة، ومراسلة العميل خارج نافذة الـ 24 ساعة التي فتحها تستلزم قالب رسالة. تُكتب القوالب في WhatsApp Business Account Manager لدى Meta ثم تُزامَن إلى HubSpot بدل أن تُكتب فيها، فقرار Meta هو ما يحدد صلاحية القالب، وحتى القالب المُزامَن يجب نشره للأتمتة قبل أن يتمكن سير العمل من اختياره. فسير العمل لا يستطيع ببساطة إرسال رسالة WhatsApp كما يرسل بريداً إلكترونياً.

ما يفعله التقويم بالخطة

موعد الإطلاق بند في قائمة التحقق أيضاً، وهو البند الذي يقرره التقويم نيابة عنك.

تُحسم مواعيد عطلات العيد برؤية الهلال، وكثيراً ما لا تُعلن إلا قبل أيام قليلة، فأيام العمل الفعلية في أسبوع الإطلاق لا تكون معروفة لحظة اعتماد خطة الربع. لذا يجب أن تحدد الخطة أي الرسائل وأي جلسات التدريب تتحرك مع الإعلان وأيها ثابت، لأن هذه الإجابة مطلوبة قبل أن يستطيع أحد القول إن الموعد قد تأخر. وقد رصدت أبحاث Think with Google حول رمضان لعام 2022 ارتفاعاً بنسبة 45% على أساس سنوي في الاهتمام البحثي برمضان وعيد الفطر: وهو سلوك مستهلكين لا سلوك B2B، لكنه الأسبوعان نفساهما اللذان يتنافس داخلهما تقويم حملاتك.

هل تحتاج إلى مساعدة في تهيئة HubSpot؟

اعمل على القائمة بالترتيب الوارد أعلاه، فتُحسم البنود التي لا رجعة فيها ما دامت كلفتها منخفضة.

لست متأكداً من أين تبدأ؟ يسعد فريق خبراء HubSpot في Meticulosity Global بمساعدتك في عملية تهيئة HubSpot. نحن شريك HubSpot من فئة Diamond، وهي فئة يحملها أقل من 3% من شركاء HubSpot حول العالم، ولدينا خبرة تتجاوز 12 عاماً شريكاً لـ HubSpot تقف خلف الفريق الإقليمي.

تواصل مع فريقنا اليوم لمعرفة المزيد.