ما هو سير العمل في HubSpot (وكيف تبنيه)

سير العمل في HubSpot تسلسلات مؤتمتة تُطلق إجراءات، كإرسال بريد إلكتروني أو تحديث خاصية أو إنشاء مهمة، كلما استوفت جهة اتصال أو شركة أو صفقة أو تذكرة قاعدة تحددها أنت. لا يتطلب ذلك أي برمجة، لكن الأداة نفسها ليست متاحة للجميع: فهي تحتاج إلى Marketing أو Sales أو Service أو Data أو Smart CRM أو Revenue Hub بمستوى Professional أو Enterprise، إضافة إلى صلاحيات Super Admin أو Workflows، فالحساب بمستوى Starter لا يملك أصلاً أي مساحة تنفيذ يمكن إعدادها.

وحيث يتوفر سير العمل، تقرر ثلاثة حدود إن كان سيتصرف بالطريقة التي يفترضها أي شرح عام، في حساب يمتد عبر أكثر من لغة أو أكثر من أسبوع عمل. يغطي هذا المقال ما هو سير العمل، وكيف تبنيه، والمواضع الثلاثة التي تظهر فيها تلك الحدود فعلاً.

ما هو سير العمل في HubSpot؟

سير العمل أداة HubSpot المؤتمتة لتحويل قاعدة محددة مسبقاً إلى مجموعة من الإجراءات دون أن ينفّذها أحد يدوياً. يحمّل زائر الموقع دليلاً، فيرسل سير العمل رسالة المتابعة في الدقيقة نفسها. وتتجاوز جهة اتصال حداً معيناً في التقييم، فينبّه سير العمل مندوب المبيعات المسؤول عن تلك المنطقة. القيمة هنا في الاتساق: القاعدة نفسها تنطلق بالطريقة نفسها في كل مرة، سواء كان الفريق يراقب أم لا.

كيف يعمل سير العمل في HubSpot؟

يتكون كل سير عمل من ثلاثة أجزاء، بهذا الترتيب.

1. المشغّلات (Triggers). الحدث الذي يبدأ سير العمل: إرسال نموذج، أو تغيّر في خاصية، أو زيارة للموقع، أو العضوية في قائمة.
2. الإجراءات (Actions). ما يحدث بعد انطلاق المشغّل: إرسال بريد إلكتروني، أو إنشاء مهمة، أو تحديث خاصية، أو تسجيل السجل في سير عمل آخر.
3. منطق التفرّع (اختياري). ينقسم سير العمل إلى مسارات منفصلة بناءً على شرط، فتحصل السجلات المختلفة على معاملة مختلفة من سير العمل نفسه بدلاً من الحاجة إلى بناء سير عمل ثانٍ من الصفر.

والجزء الثالث هو حيث يثبت البناء الموجّه للمنطقة جدواه، وهو أيضاً حيث يتوقف الشرح العام لسير العمل عن أن يكون مفيداً في هذا السوق.

أين تنكسر نافذة المنطقة الزمنية الواحدة

يتيح لك إعداد Timing ضمن إعدادات سير العمل تقييد وقت تنفيذ إجراءاته، بحسب يوم الأسبوع والساعة. لكن القراءة المتأنية تُظهر أنه يحكم وفق "المنطقة الزمنية لحسابك"، أي منطقة زمنية واحدة للحساب كله، لا المنطقة الزمنية للمستلم. الحساب الذي يخدم مكتباً في الرياض بأسبوع عمل من الأحد إلى الخميس، وجهة اتصال في القطاع الحكومي الإماراتي بأسبوع عمل من الاثنين إلى الجمعة، لا يستطيع أن يحمل الأسبوعين في إعداد Timing لسير عمل واحد؛ ويجب أن يعيش هذا الفصل في سير عمل منفصلين، أو في تفرّع يوجّه كل سجل إلى مسار بُني لسوقه هو.

وهناك تفصيلان في النطاق يتجاوزان ذلك. النافذة تحكم الإجراءات فقط لا التسجيل، فقد يُسجَّل سجل في سير العمل يوم الجمعة ويبقى في الانتظار ببساطة حتى تُفتح النافذة من جديد، بدلاً من أن يُمنع من الدخول. وإذا لم تُضبط منطقة زمنية للحساب أصلاً، فإن القيمة الافتراضية هي التوقيت الشرقي القياسي (Eastern Standard Time)، وهذا في حساب جديد مبني للمنطقة قد يجعل كل رسالة مجدولة تنحرف بساعات دون أن تظهر أي رسالة خطأ في أي مكان. تأكد من المنطقة الزمنية للحساب قبل نشر أول سير عمل موقوت، لا بعد أول شكوى من رسالة وصلت في الثالثة فجراً.

لماذا قد يتوقف سير العمل عن الانطلاق بهدوء

يأتي كل سير عمل وإعادة التسجيل فيه معطّلة افتراضياً: لا يُسجَّل السجل إلا في المرة الأولى التي يستوفي فيها المشغّل، أو حين يُسجَّل يدوياً. وهذا الافتراض صارم. ما دامت إعادة التسجيل معطّلة، فإن السجل الذي مرّ بسير العمل لا يستطيع الدخول مرة أخرى، سواء كانت المحاولة الثانية يدوية أو تلقائية، ولهذا قد يبدو سير عمل التقييم أو الرعاية كأنه يعمل طوال ربع سنة ثم يتوقف عن الانطلاق عند تكرار الأحداث المؤهلة دون أن يعلن أي شيء عن هذا التغيير.

والإصلاح أضيق من مجرد تفعيل مفتاح. الخصائص التي من نوع المشغّل نفسه فقط هي المؤهلة لإعادة التسجيل، والمشغّلات القائمة على النشاط لا يمكن جعلها مؤهلة إطلاقاً، فسير عمل الرعاية المُطلق بالنشاط لا يمكن إصلاحه بهذه الطريقة أياً كان الإعداد. كما أن تفعيل إعادة التسجيل يسري على المستقبل فقط: فهو لا يسجّل بأثر رجعي السجلات التي استوفت الشروط أثناء تعطيله، ويجب سد هذه الفجوة يدوياً. احسم إعداد إعادة التسجيل عن قصد حين يُبنى سير العمل، لأن اكتشافه لاحقاً يعني البحث عن كل سجل فاته هذا الصمت.

التفرّع بناءً على الخاصية التي تحدد اللغة

إرسال محتوى مختلف لجهات الاتصال العربية والإنجليزية هو أكثر تفرّع يحتاجه سير العمل في المنطقة، وهو يعتمد كلياً على وجود خاصية قبل تشغيل سير العمل، لا على سير العمل نفسه. شرط التفرّع الذي يفحص اللغة المفضلة لا يعمل إلا إذا كانت تلك الخاصية مضبوطة أصلاً في السجل؛ وجهة الاتصال التي لا تحمل قيمة فيها تنزلق بصمت إلى الفرع الافتراضي في سير العمل، وهذه عادة ليست النتيجة التي أرادها أحد. يجد بحثنا الخاص حول مشتري أنظمة CRM في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا أن 43% يشترطون واجهة ثنائية اللغة قبل أن تصبح المنصة قابلة للاستخدام لفرقهم أصلاً، فخاصية اللغة ليست حالة استثنائية يُتفرَّع حولها لاحقاً؛ مكانها في السجل قبل أن يبدأ العمل أول سير عمل يقرأها. وللسبب نفسه، فإن قائمة HubSpot المبنية لشريحة لغوية تحتاج إلى ضبط الخاصية قبل بنائها، لا إلى ترقيعها بعد ذلك.

بناء سير عمل حول تقويم متحرك

لا يملك HubSpot أي وعي مدمج بالتقويم الهجري، فيواصل سير العمل الإرسال وفق جدوله طوال العيد ما لم ينص البناء على غير ذلك. تُحدَّد مواعيد العيد برؤية الهلال، ولا يُعلن عنها عادة إلا قبل أيام، فأيام العمل الفعلية في أسبوع الإطلاق غير معروفة حين يُعتمد تقويم سير العمل للربع. وجدت دراسة Think with Google عن رمضان 2022 أن الاهتمام بالبحث عن رمضان وعيد الفطر ارتفع 45% مقارنة بالعام السابق، فحجم ما يمر عبر سير العمل خلال تلك الفترة ليس فترة هادئة يُجدول حولها باستخفاف. كما أن السنة الهجرية أقصر من الميلادية بنحو أحد عشر يوماً، فتقويم سير العمل المُعاد استخدامه دون تعديل من العام الماضي ينحرف بأكثر من أسبوعي عمل خلال دورتين، وهذا يكفي لأن تقع رسالة داخل العشر الأواخر من رمضان دون أن يقرر أحد ذلك. ابنِ التوقف شرطَ تفرّع مرتبطاً بنطاق تواريخ تحدّثه كل عام، لا تأخيراً مثبّتاً في الإعداد.

كيف تبني سير عمل في HubSpot في 5 خطوات

1. اختر الكائن ونوع سير العمل. اختر جهات الاتصال أو الشركات أو الصفقات أو التذاكر، ونوع سير العمل الذي يناسب ما تريد أتمتته.
2. حدد مشغّل التسجيل، واحسم إعداد إعادة التسجيل في الوقت نفسه لا بعده.
3. أضف الإجراءات، بالترتيب الذي ينبغي أن تمر به السجلات.
4. أضف منطق التفرّع لكل ما يحتاج إلى سلوك مختلف بحسب اللغة أو السوق أو أسبوع العمل.
5. راجع واختبر وانشر، مع التحقق من المنطقة الزمنية للحساب وافتراضات التقويم المذكورة أعلاه قبل الإطلاق.

وسير العمل هو أيضاً الطريقة التي تُعيَّن بها جهة الاتصال جهة اتصال تسويقية تلقائياً بمجرد أن تستوفي معايير تحددها أنت، والطريقة التي يتحدّث بها تقييم العملاء المحتملين مع تغيّر التفاعل، فتنطبق قواعد التسجيل والتوقيت نفسها المذكورة أعلاه هناك أيضاً.

بناء سير عمل يصمد عبر أسبوعي عمل ولغتين وتقويم متحرك هو ما يقوم عليه عملنا في عمليات الإيرادات (RevOps). إن كانت الأتمتة لديك تفوّت سجلات بصمت أو تنطلق في ساعة خاطئة، تواصل معنا وسنحدد أين يحدث ذلك.